Käsikirjassa nyt teon alla

Johtamisen käsikirjaa kirjoitetaan yhdessä. Nyt jo tehdyistä asia kerrallaan käsittelyyn, sitä pohditaan yhdessä kommentoimalla tässä olevaa kirjoitusta. Viemme sen sitten käsikirjaan ja otamme taas uuden asian käsittelyyn. Kommentoi reippaasti! Pohdi yleisemmin julkisella sektorille soveltuvuutta ja tiivistä.


Taitavan julkisen johtamisen ja vaikuttavan hankejohtamisen tuottavuuspohdintaa

Miten tuottavuutta voitaisiin parantaa TE-palvelujen tuottamisessa?

1. Tuottavuuskartoitus

Tämä aloitus on Maire Mäen käsialaa

Tuottavuuskartoituksella voidaan selvittää TE-palvelujen tuottamisen tuottavuuden nykytilannetta, etsiä tuottavuuden kehittämisehdotuksia, tuottaa vertailutietoa ja tarvittaessa käynnistää kehittämishankkeita.

Tuottavuuskartoituksella voidaan selvittää seuraavilla kysymyksillä (Deloitte):

1.      Onko organisaation tuottavuuspotentiaali otettu maksimaalisesti käyttöön?
2.      Onko teknologia hyödynnetty tarvittavassa laajuudessa?3.      Onko palvelut järjestetty tuottavalla tavalla?
4.      Tukevatko toiminta- ja johtamisprosessit tehokasta palvelutuotantoa?
5.      Mahdollistaako organisaation toimintaympäristö tarvittavat tuottavuusparannukset?

Kartoitus tai kysely voidaan toteuttaa esimerkiksi asiatuntijapaneelina, yhteen tai kahteen TE-toimistoon (esim. suuri toimisto ja keskisuuri toimisto) kohdistettuna kyselytutkimuksena.

Ennen kartoituksen aloittamista kartoitustyötä pitää valmistella ja pohjustaa. Vaikka kartoitus tehtäisiin itsearviointina, on asiantuntijakonsultin käyttö valmistelussa usein välttämätöntä. Valmisteluvaiheeseen kuuluu organisaation henkilöstön tutustuttaminen kartoitukseen perusteluineen, asiantuntijapaneelin valinta sekä kartoituksen toteutuksen yleinen suunnittelu. Keskeinen vaihe pohjustustyössä on kysymyspatteriston mahdollinen räätälöinti sellaiseksi, että se soveltuu juuri tutkittavana olevaan organisaatioon. Räätälöintiin sisältyy mm. uusien kysymysten lisääminen ja tarpeettomien poistaminen.

2. Henkilöstön osaamisen varmistaminen ja henkilöstön kehittämispotentiaalin hyödyntäminen

Henkilöstökoulutuksessa tuottavuutta voidaan lisätä vahvistamalla asiantuntemusta ja esimerkiksi tietoteknisiä taitoja parantamalla. Henkilöstön aikaansaavuus puolestaan edellyttää, että tietokoneet ym. laitteet ja ohjelmat ovat ajanmukaisia.
Henkilöstön innovaatioiden esille nostamisen menettelyjen kehittäminen ja saaminen tarvittaessa laajaan käyttöön kaipaa uusia toimintatapoja, joita on hyvä kehittää yhdessä henkilöstön kanssa.

Innovaatioiden iduista kasvaa

Meripohjolan menestys.

Selvitetään henkilöstön mielipiteet kehittämistarpeista; Asiat, jotka koetaan tärkeiksi, käsitykset siitä, miten hyviä ollaan ja miten hyviä voitaisiin olla, mihin kehittämiseen ollaan sitoutuneita ja millaista kehitystä toivotaan. Useimmiten parhaat innovaatiot tulevat niiltä henkilöiltä, joita tarkastelu koskee.

3. Prosessien johtaminen ja ohjaus

TE- hallinnossa palvelulinjojen (3) johtamisella ja ohjauksella on oleellinen vaikutus TE-toimiston palvelutehokkuuteen. Prosessijohtamisen välineillä organisaation ulkoiset ja sisäiset palveluprosessit pystytään hallitsemaan paremmin ja ohjaamaan toimintaa palvelutehokkuutta parantavaan suuntaan.

Tulosohjauksella palvelutuotannolle voidaan rakentaa selkeät tavoiteasettelut ja seurantamenettelyt, jotka myös lisäävät palveluiden määrää ja laatua. Ohjauskokonaisuuden valtakunnalliset linjaukset ovat vielä keskeneräisiä.
TE-toimistojen palkkausjärjestelmä on viime vuosina uusittu. Se luo mahdollisuudet hyvän suoriutumisen palkitsemiseen.

Palvelutehokkuuden näkökulmasta erityisen tärkeää olisi seurata asiakastyytyväisyyttä ja vaikuttavuutta myös aluetasolla. Toistaiseksi TE-hallinnossa on käytetty vuosittain toteutettua asiakaspalautemenettelyä.

4. Seuranta- ja raportointitiedon ajantasaisuus ja saatavuus

Organisaation johto ja henkilöstö tarvitsevat tietoa toimintansa kehittämisen tueksi. Myös vertailutiedolla on tärkeä merkitys. Pelkkä tiedon saanti ei kuitenkaan riitä, vaan tarvitaan myös tietojen analysointia ja johtopäätösten tekoa sekä kehittämistarpeiden tunnistamista.

5. Kustannusten tarkastelu

Kiinteät kulut; onko todellisia säästömahdollisuuksia?

”Hintalappujen” määrittely (esim. kokousten kokonaishinta) eri toiminnoille ja toimintojen uudistaminen.
 
Roolit tuottavuuden kehittämisessä

Eri tasoilla tarvitaan erilaisia toimia tuottavuuden parantamiseksi. Seuraavassa karkeaa jäsentelyä eri tasojen tehtävistä tuottavuuden edistämisessä.

Organisaatioiden johto:

•       Strategian suunnittelu, johtaminen ja tavoiteasetanta, organisaation kehittäminen ja prosessien hallinta
 

•       Teknologian hyödyntämisstrategia ja resursointi sekä uudistusten suunnittelu ja johto

•       Asiakkuuksien, tuotteiden ja palvelujen määrittely ja arviointi sekä työyhteisön arvot ja asenteet

•       Henkilöstöpolitiikka sekä verkostoituminen ja yhteistoiminta muiden toimijoiden kanssa

Lähiesimiehet:

•       Teknologian käyttöönotto, osaamisen vahvistaminen sekä uudistusten suunnittelu ja toimeenpano

•       Ydin- ja tukiprosessien johtaminen

•       Tuotteiden ja palvelujen käyttökelpoisuus ja laatu, työntekijöiden viihtyvyys ja työnteon kannustavuus

Henkilöstö:

•       Teknologian tehokas soveltaminen, osaamisen lisääminen ja innovointi

•       Prosessien toimeenpano, kehittyminen työntekijänä ja tuottavuuden jatkuva parantaminen

•       Työilmapiiri, asiakas-suuntautuneisuus sekä osaamisen kehittäminen ja jakaminen

Tausta-aineisto pohdinnalle

Lähtökohdista valtionhallinnon organisaation tuottavuuspohdinnassa

Talouspoliittinen ministerivaliokunta puolsi 10. huhtikuuta valtionhallinnon vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman jatkamista ohjelmassa valmisteltujen suuntaviivojen mukaisesti.

Vaikuttavuus ja tuloksellisuusohjelman keskiössä ovat valtionhallinnon roolin ja tehtävien kirkastaminen, rakenteellisten uudistusmahdollisuuksien esiin nostaminen sekä uutta roolia tukevien toimintatapojen käyttöönotto. Ministerivaliokunta korosti työelämä- ja henkilöstökysymysten tärkeyttä valmistelussa.

 

Ohjelman johtoryhmän hyväksymän käsitteistön mukaan tuloksellisuus koostuu vaikuttavuudesta, palvelukyvystä, aikaansaannoskyvystä sekä tuottavuudesta ja taloudellisuudesta. Ohjelmassa mm. kehitetään yhdenmukaisia työvälineitä ja menettelytapoja, joilla hallinnonalat voivat analysoida ja priorisoida tehtäviä, uudistaa prosesseja ja karsia toimintoja. Hyvällä johtamisella ja inhimillisten voimavarojen hallinnalla vaikutetaan tuloksellisen toimintakulttuurin toteutumiseen, työyhteisön aikaansaavuuteen ja työurien pidentymiseen.

Talouspoliittisen ministerivaliokunnan kannanoton mukaan hallinnonalojen tulee valmistella vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmansa vuoden 2012 loppuun mennessä. Kukin hallinnonala nimeää 2–3 omaa tai poikkihallinnollista kärkihanketta, joita voidaan pitää tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden sekä toiminnan tavoitteiden kannalta erityisen merkittävinä. Ohjelmia koskeva ohjeistus toimitetaan hallinnonaloille kevätkaudella 2012.

Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmassa ei aseteta sitovia henkilötyövuosien enimmäismääriä, mutta valtiovarainministeriö seuraa ohjelman aikana henkilötyövuosien määrää valtionhallinnossa ja raportoi kehityksestä vuosittain talouspoliittiselle ministerivaliokunnalle. Ratkaisevaa jatkossa on kehysmenettelyssä määritellyn euromääräisen tavoitteen toteutuminen. Kehyspäätöksen toiminta-menomäärärahalaskennan taustalla on oletus valtionhallinnon henkilöstömäärän vähenemisestä myös meneillään olevalla kehyskaudella.

Ministeriöiden tulee myös toimittaa muutoin kuin suoralla budjettirahoituksella rahoitetuissa toiminnoissa tiedot hallinnonalansa virastojen ja laitosten maksullisen toiminnan euro- ja henkilötyövuosimäärien kehityksestä, toiminnan kannattavuudesta sekä keskeisistä kehittämistoimista, joiden henkilötyövuosimäärän kehitys poikkeaa siitä, mikä on toimintamenomäärärahojen mitoituksessa asetettu aiemmin tavoitteeksi.

Kesällä 2011 lakkautetun valtion tuottavuusohjelman kaudella 2005–2011 henkilötyövuosien määrä väheni rakennekorjaukset huomioon ottaen noin 7 900 henkilötyövuodella. Tavoitellusta vähennyksestä jäi toteutumatta noin 550 henkilötyövuotta eli 7 prosenttia.  (http://valtioneuvosto.fi/ajankohtaista/tiedotteet/tiedote/fi.jsp?oid=355057)

Julkisen sektorin erityispiirteistä

Julkisella sektorilla on tekijöitä, joiden merkitys tuottavuuden lisäämisessä tuo erityispiirteitä tuottavuuskeskusteluun. Esimerkiksi valtion laitoksen voi olla vaikeaa vaikuttaa kulurakenteeseensa ja investoida tuottavuutta eniten lisääviin uudistuksiin johtuen mm. virkajärjestelmästä sekä budjetoinnista ja talousarviokirjanpidosta.  Tuottavuus ei ole julkisessa hallinnossa samalla tavalla organisaation olemassaolon kulmakivi kuin markkinaehtoisessa toiminnassa.

Valtiolla tuloksellisuuden nykyisissä peruskäsitteissä on erotettu selkeästi laaja-alainen yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja toiminnallinen tuloksellisuus, johon viraston tai laitoksen johtamisella voidaan välittömästi vaikuttaa. (Deloitte: Tuottavuuden parantaminen julkisessa hallinnossa Itsearvioinnilla organisaatioiden kokonaisvaltaiseen kehittämiseen.)

Seuraavassa kuviossa on puntaroitu julkisen sektorin erityispiirteitä (Lillrank)

Käsitemäärittelyä

Tuloksellisuus ilmaisee toiminnan onnistumisen astetta. Tuloksellisuus on organisaation/yksikön kokonaistavoitteiden saavuttamista ilmaiseva yläkäsite. Tuloksellisuus voidaan jakaa neljään pääulottuvuuteen. (Hiironniemi 2011)

Vaikuttavuus

Vaikuttavuus kuvaa toiminnan tavoitteeksi asetettujen yhteiskunnallisten tilojen aikaansaamisen astetta eli toiminnan ja suoritteiden vaikutusta kansalaisiin ja yhteiskuntaan suhteessa vaikutuksille asetettuihin tavoitteisiin.

Tuottavuus ja taloudellisuus

Molemmat käsitteet kuvaavat toiminnan tuotosten ja panosten suhdetta.

Tuottavuus on panosten ja tuotosten suhde, kun panokset ilmaistaan tuotannontekijöinä.

Taloudellisuus on tuotosten ja panosten suhde, kun panokset ilmaistaan rahana. Taloudellisuutta voidaan ilmaista muun muassa tuotosten yksikkökustannuksina.

Aikaansaannoskyky

Aikaansaannoskykyyn sisältyy yhtenä näkökulmana laatu. Termi on määritelty (KT 2000) osa-alueiden kautta: osaaminen, innovatiivisuus, viihtyvyys, työmotivaatio ja työkyky.

Aikaansaannoskyky kuvaa organisaation, työyhteisön ja henkilöstön kykyä aikaansaada tuloksellisuutta.

Palvelukyky

Palvelukyky kuvaa asiakaspalvelun toimivuudelle ja laadulle asetettujen tavoitteiden toteutumisen astetta.

Talousarvioasetuksen mukaiset käsitteet

•       Yhteiskunnallinen vaikuttavuus

•       Toiminnallinen tuloksellisuus

Toiminnallista tehokkuutta, tuotoksia ja laadunhallintaa koskevat tavoitteet

•       Henkisten voimavarojen hallintaa ja kehittymistä koskevat tavoitteet

•       Kirjanpitoyksikön toimintakertomukseen sisällytettävät tiedot

Ehdotettujen ja asetuksen sisältämien käsitteiden suhde:

•       Vaikuttavuus ja yhteiskunnallinen vaikuttavuus muodostavat yhden tuloksellisuuden ulottuvuuden

•       Tuottavuus ja taloudellisuus sekä henkilöstön aikaansaannoskyky ja palvelukyky ovat toiminnallisen tuloksellisuuden alakäsitteitä

Tuottavuusparannus (Deloitte):

palvelun määrä ja laatu

pysyy samana

___________________________

Työn määrä ja/tai hinta

pienenee

Kirjoittaja on Pohjois-Pohjanmaan TE-toimiston johtaja Maire Mäki